Bagi jawatan keunikan Sultan, baginda tertakluk sepenuhnya di bawah pengaruh pihak berkuasa Hindia Timur Belanda. Walaupun dia de jure di atas paksi sistem beraja, beliau berada di bawah kawalan langsung Residen Belanda di Tanjung Pinang. Semua perkara berkaitan pentadbiran kesultanan termasuk pelantikan Sultan dan Yang Dipertuan Muda, mesti dibuat dalam pengetahuan dan juga persetujuan Residen Belanda.

Sejarah

Pada tahun 1785, David Ruhde telah menjawat jawatan Residen Belanda yang pertama di Riau lalu menubuhkan pejabatnya di Pulau Bayan, Tanjung Pinang. Buat dua tahun yang pertama selepas beliau menjawat jawatan itu soal-soal pentadbiran Riau masih lagi di tangan Sultan Mahmud Shah III, Sultan Johor-Riau ke-15

Pentadbiran Riau diserahkan sepenuhnya kepada David Ruhde hanya setelah Sultan Mahmud Shah III menandatangani perjanjian dengan Syarikat Hindia Timur Belanda (VOC) pada 7 Februari 1787 di Melaka.

Antara lain syarat-syarat perjanjian tersebut adalah seperti berikut:

Sultan Mahmud Shah III hendaklah menyerahkan segala pentadbiran pemerintahan di Riau itu kepada Kompeni Belanda;Sultan Mahmud Shah III dibebaskan dari jagaan Raja Tua, Raja Bendahara, Raja Temenggung dan Raja Indrabongsu, dan hanya akan berunding dengan mereka mengenal soal-soal negara yang penting, kecuali hal ehwal istana, tetapi hanya boleh dilakukan setelah berunding dengan Residen Belanda;Sultan dan pembesar berhak menerima 1/3 dari hasil pendapatan Riau dalam masa 3 tahun atau lebih yang pertama;Perselisihan di antara orang-orang Cina dan orang-orang asing yang lainnya dengan penduduk-penduduk Riau akan diputuskan oleh Residen, kecuali yang melibatkan di antara orang-orang Melayu dan Bugis sahaja diputuskan oleh Sultan, dan hukuman bunuh ke atas sesiapa pun hendaklah diputuskan oleh Residen;Kesemua pedagang-pedagang yang datang ke Riau dikehendaki membayar cukai lima peratus mengikut taksiran harga barang (ad volerem) ke atas barang-barang import dan eksport yang tidak dikecualikan dari cukai. Syarikat Hindia Timur Belanda juga dikehendaki membayar cukai import kecuali candu, bijih timah dan lada hitam. [3]